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实例探究

资产管理软件案例研究达拉斯黄蜂市条形码

商业挑战

分散管理达拉斯市特警国土安全部消防部门和其他部门的任务关键资产的方法导致了耗时的审计,不必要的支出和年度报告所需的记录不完整

MobileAsset使达拉斯市可以轻松地管理其固定资产部门,该部门专门针对资金来源和部门,加上记录的准确性和连续性,而不受负责监督的人员的影响

好处

周数然后进行资产审计
现在进行资产审计

使用赠款资金更好地管理固定资产
随着员工晋升或移交给其他工作,在全市范围内增强了连续性

客户资料

达拉斯市政府间服务部管理和监督多个运营部门使用的设备,其中包括炸弹小队城市搜救特警,DPD情报部门,水务局和信息技术服务部。最近扩大了MobileAsset的使用范围,以管理紧急情况下部署的设备以及赠款资产

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手动跟踪资产是一个效率低下的系统,影响了我们管理赠款的整个方式现在我们的资产已集中并且每个人都已连接我们的整个过程已经转变并顺利进行
Dina Colarossi达拉斯市

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通过MobileAsset确保达拉斯市的安全

达拉斯市政府间服务部非常重视资产,不仅最昂贵的城市资产还用于确保达拉斯居民的安全。政府间服务部管理并监督全市多个运营单位的国土安全设备的购买,包括炸弹小队城市搜索与救援小组在DPD情报部门,水务部门和信息技术部门处特警,这些部门共同拥有和经营大约资产,包括装甲车,笔记本电脑,手持警察广播,移动GPS系统,专用设备和直升机零件赠款资金资产价值超过一百万

多年来,政府间服务部一直采用分散式方法来跟踪资产,每个接收设备的单位都负责维护资产记录维护记录并跟踪哪些员工已签入和签出项目。但是,当需要进行必要的库存检查时,手动过程被证明是不理想的

每两年每单位需要清点所有赠款项目并将其发送给我们,以便我们能够编制资产报告。我们发现,与实际分析报告相比,我们花费更多的时间来填补空白以确保所有设备都已清点库存。在年度审核中,问题被放大了。每个部门都必须尽快编制报告,但是由于系统效率低下,该过程可能需要两周以上的时间

经过多次时间密集的审核,政府间服务部认为有必要升级到自动化资产跟踪系统

在执行任务

达拉斯的城市搜索和救援物流中尉Ray Thomason中尉使用Wasp Mobile Asset来跟踪单位的资产已有数年,并确保部署期间不会丢失任何东西,Thomason中尉发现Wasp解决方案是跟踪其单位的有价值的工具。他提议采用Wasp的自动资产跟踪系统来跟踪该部门的赠款资助的资产,Colarossi解释说。

评估其需求并研究潜在系统政府间服务部最终选择并部署了Wasp MobileAsset Professional软件以及条形码标签打印机和移动计算机来扫描资产,从手持无线电,装甲车辆和移动指挥中心获得的每笔资助资金都获得了条形码

统一而有组织

政府间服务部使用Wasp MobileAsset的时间不到三年,自部署Wasp解决方案以来,我们跟踪资产的方式发生了巨大变化Colarossi拥有一个包含所有资产的集中式数据库,这意味着我们不再需要将库存清单与采购记录进行比较,以确保我们捕获了每个项目。这也有助于确保人员晋升或转移到其他任务时的连续性

政府间服务部的资产跟踪计划非常成功,以至于其他部门经常要求使用我们的Wasp系统,以便他们可以跟踪其资产。其他部门已经看到了我们的成功程度,并希望使其计划能够同样高效地运行

Colarossi和她的团队发现Wasp MobileAsset的最大好处是易于创建报告,尤其是在面临审计的情况下,并且该部门已节省了极大的工时,而MobileAsset会为审计生成完整的资产报告现在需要两到两周的时间,因为我们还可以将文档附加到Wasp中的项目上,所以我们现在可以得到审计员可能需要的任何记录

Colarossi表示,手动跟踪资产是一个效率低下的系统,影响了我们管理赠款的整个方式。

借助MobileAsset,达拉斯市

  • 确保特警和国土安全部等部门使用的关键任务设备得到正确维护并准备就绪
  • 只需一天即可轻松完成年度审核,以确保符合赠款标准
  • 节省时间和不必要的资产支出

政府间服务部资产跟踪计划是如此成功,以至于其他人经常要求使用我们的Wasp系统来跟踪其资产。其他部门已经看到了我们的成功程度,并希望使其计划能够同样高效地运行
Dina Colarossi达拉斯市